Somekurssilla pääsimme keskustelemaan tietosuojaan liittyvistä asioista. Otin kantaa kahteen asiaan, joista toinen oli, että pitäisikö työpuhelin olla työpaikalla vai ei, kun työssä täytyy jakaa omaa puhelinnumeroaan ja toinen oli, että saako esimies tarkastella alaistensa sosiaalista mediaa. Ensimmäisestä olen jyrkästi sitä mieltä, että on yritykseltä täysin vastuutonta, jos työssä täytyy jakaa omaa henkilökohtaista puhelinnumeroa ja käyttää omaa henkilökohtaista puhelinnumeroa työpuhelimena. Tällaisessa tapauksessa on riski, että vihainen asiakas saa puhelinnumeron avulla tietoon työntekijän kotiosoitteen ja toisinpäin on riski esimerkiksi, että työntekijä vapaa-ajalla menee puhelimella väärälle sivulle ja saa viruksen puhelimeen, jolloin asiakkaiden tiedot ovat vaarassa. Toisessa tapauksessa olen sitä mieltä, että mitä someen jakaa niin tilin haltijana täytyy myös ymmärtää, että kuka tahansa voi nähdä sen. Esimiehen täytyy kysyä itseltään, että mitä hän tällä tiedolla vain tekee.
Tässä blogikirjoituksessa pohditaan, että millaisia seikkoja sosiaalisia verkkotyökaluja työyhteisössä käyttävien tulee ottaa huomioon tietosuojan kannalta, mitä ovat avoimuuden ja läpinäkyvyyden edut, milloin henk.koht tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta sekä millaista vahinkoa voi syntyä ellei henk.koht tietosuojasta huolehdita kunnolla.
Henkilöt, jotka käyttävät työyhteisössä sosiaalisia verkkotyökaluja täytyy ottaa huomioon, että he edustavat työyhteisöä ja heidän on käyttäydyttävä sen mukaisesti. Esimerkiksi aina ei voi ilmaista itseään juuri niin, kuin haluaisi vaan täytyy ymmärtää, että on osa yritystä ja työntekijän mielipide voidaan helposti yhdistää myös yrityksen mielipiteeksi. On kuitenkin vuosi 2020, joten on trendi, että jokaisesta asiasta pahoitetaan mieli helposti. Täytyy olla myös itsestään selvyys, että työntekijä ei voi puhua asiakkaista tai työpaikan asioista julkisesti ei edes junamatkalla puhelimessa, vaan työntekijän täytyy pitää yrityksen ja asiakkaan välisestä luottamuksesta huolta.
Yritys, joka on läpinäkyvä ja avoin herättää luottamusta asiakaskunnassa, jolloin esimmäinen askel kohti asiakkuutta on jo otettu. Yrityksen on helpompi kasvaa, kun asiakaskunnan on helpompi lähteä rakentamaan asiakkuutta jo ennalta rakennetun luottamuksen päälle, vaikka yhtäkään puhelinsoittoa ei ole vaihdettu. On siis tärkeää, että yritys on esillä ja julkaisee esimerkiksi vuosikertomuksia sekä mainostaa itseään sosiaalisessa mediassa.
Tämä herättää varmasti mielipiteitä suuntaan jos toiseen, eli milloin henkilökohtaisten tietojen jakamisesta olisi hyötyä työyhteisön kannalta? Itse olen sitä mieltä, että joissain myyntitöissä voi olla helpompi lähestyä myyjää, kun tiedät ennalta, että minkä näköinen hän on. Kuitenkin loppupeleissä luottamuksen voi rakentaa ilman, että henkilötietoja jaetaan kaikkien nähtäville. Jotkut tykkäävät olla enemmän esillä, kuin toiset ja tämä on hyvä ymmärtää yritysmaailmassa. Ehkei tähän kysymykseen ole oikeaa vastausta.
Viimeisenä kysymyksenä oli, että millaista vahinkoa voi syntyä ellei henkilökohtaisesta tietosuojasta huolehdita? Tähän voi varmaan ottaa esille 2019 tapahtuneen Gigantti casen, kun Gigantin sivuilla pystyi hakemaan kenen tahansa henkilötiedot käyttämällä puhelinnumeroa. Tämä ajoi Gigantilta asiakaskuntaa pois kilpaileville yrityksille huolella, sillä monet asiakkaat pelästyivät tätä tietosuojarikettä.
Opintoja varten 